Baustein „Prozesse optimieren – Zusammenarbeit verbessern”

Arbeit im Fluss

Vielen Herausforderungen, denen Agenturen Heute gegenüberstehen, kann durch die eindeutige Definition von Prozessen, die Schaffung oder Überarbeitung von Strukturen und die Gestaltung verbindlicher Workflows sowie optimaler Kommunikation – intern wie auch gegenüber Kunden und Partnern – begegnet werden.

Organisationsberatung – mehr Effizienz und Ertrag durch eine optimierte Agentur­organisation

Gerade die Optimierung der Abstimmungs-, Kommunikations- und Freigabeprozesse sowie die Strukturierung der Kernabläufe der Agentur wurde bei den meisten meiner Kundenprojekte als wichtigste interne Aufgabe bezeichnet.

Denn wirtschaftlicher Erfolg setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Neben der Geschäftsidee, dem Know-how und der Innovationskraft von Agenturen sind der Organisationsaufbau und die Organisationsprozesse zentrale Faktoren. Gerade bei erfolgreich gewachsenen Organisationen ist es wichtig, die Arbeitsabläufe immer wieder unter die Lupe zu nehmen und für reibungslose Zusammenarbeit zu optimieren.

Hierfür ist eine Bestandsaufnahme nötig: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? Welche Aufgaben bereiten am meisten „Bauchschmerzen” und welche Prozesse bedürfen einer Neubetrachtung? Was sind die Schwachstellen, Nöte und Zeitfresser? Wo entstehen ständig Missverständnisse und weshalb warten Mitarbeiter/innen lange auf Input? Wie können Briefings verbessert werden und wie die Zusammenarbeit optimiert?

Prozessoptimierung bei der Implementierung einer Agentursoftware

Auch das Ziel der Implementierung einer Unternehmenssoftware ist prädestiniert, den Workflow der Agentur genau zu untersuchen. Die Analyse von Prozessen, Abläufen, Schnittstellen und Übergaben stellt auch eine wesentliche Grundlage für die Einführung einer Agentursoftware dar: Bevor Workflows digitalisiert werden, sollten sie untersucht und überprüft werden: Denn – unsaubere Prozesse bleiben auch dann unsauber, wenn sie von Software unterstützt werden.

Bausteininhalte

Inhalte/Aufgaben

Die Betrachtung der notwendigen Aufgaben, ihre sinnvolle Reihenfolge, die Verteilung der Aufgaben auf die Beteiligten und der Informationsfluss unter ihnen dient der Verbesserung der Qualität der Zusammenarbeit – im Team und zum Kunden.

  • Untersuchung Ihrer Agenturprozesse, Abläufe, Strukturen: Welche laufen gut, welche sind schwergängig?
  • Ermittlung von Übergaben und Schnittstellen: Welche Probleme und Verbesserungsideen gibt es?
  • Check der genutzten Formulare/Materialien/Tools: Von der manuellen Jobtasche bis zur Excel-Auswertung. Welche werden eingesetzt? Welche funktionieren wie gut, welche sind überflüssig?
  • Darstellung Ihrer Organisation (Organigramm soweit möglich): Wer mit wem, warum und wie? Wie definiert sich Verantwortung und Zuständigkeit?
  • Betrachtung der Zusammenarbeit in der Agentur: Wie werden Aufgaben übergeben und geprüft? Wie erfolgt die Arbeitsplanung? Wie funktioniert sie unter Homeoffice-Gegebenheiten und dem Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden wie KanBan?

Unter Berücksichtigung einer grundlegenden Befragung im Vorfeld sowie erhaltener Unterlagen werden die Prozesse in der Agentur gemeinsam analysiert. Dabei geht es sowohl um die Betrachtung des administrativen wie auch des produktiven Workflows.

Umsetzung

Informationssammlung/Vorbereitung durch Verteilung von Fragebögen und Aufgaben im Vorfeld, Workshop(s) zur Analyse und Veränderung von Prozessen und Workflows, Maßnahmenplanung, Auswertung und Bericht.

Realisierung

Aus langjähriger Beratungs- und eigener Erfahrung weiß ich, wie schwierig sich das Zusammenspiel zwischen Unternehmensentwicklung, Kundenwünschen und Tagesaufträgen gestalten kann. Speziell bei wachsenden Agenturen stellt sich dabei die Frage nach der Zeit. Zeit die Sie sich nehmen können, um nicht nur in Ihrem Unternehmen, sondern auch an Ihrer Agentur zu arbeiten.

Deshalb biete ich Tages-Workshops, aber auch einen Mix aus Online- und vor-Ort-Präsenz wie auch Abend-Gespräche mit umrissenen Inhalten an. Besonderen Wert lege ich dabei auf die direkte Umsetzbarkeit der Vorschläge.

Näheres klärt ein detailiertes Angebot, das Ihnen gern nach einer ersten Besprechung der Anforderungen erstellt wird. Bitte rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir: Kontakt

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