Wann lohnt sich der Umstieg zu einer neuen Agentursoftware?

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Einleitung

In vielen Agenturen und anderen Medienunternehmen ist es Heute üblich, für die Organisation der kaufmännischen Prozesse eine Agentursoftware einzusetzen. In ihr werden alle wesentlichen unternehmerischen Kernprozesse umgesetzt – von der Kundenakquise und -betreuung über das Angebotswesen, die Projektplanung und -umsetzung bis zur Abrechnung und dem Controlling. Insofern lässt sich ohne Übertreibung sagen: Eine Agentursoftware ist das softwareseitige Herz der Agentur.

Schwierig wird es, wenn dieses Herz immer öfter ins Stolpern gerät. Wenn die abgebildeten Prozesse nicht mehr effizient laufen. Wenn die Software nicht mehr die Inhalte und Resultate liefert, die sie soll. Wenn dann im Ergebnis sogar falsche Zahlen oder Vorgaben stehen. Die Software kann dann im schlimmsten Fall die Zukunftsfähigkeit der gesamten Agentur in Frage stellen!

Die Gründe dafür sind vielfältig. Die Anforderungen – technisch oder nutzerseitig – haben sich im Laufe der Zeit geändert, neue Geschäftsbereiche und (damit) Geschäftsprozesse sind hinzugekommen, die Anzahl der Mitarbeiter/innen ist gestiegen, vielleicht wurde ein neuer Standort eröffnet, es wird vermehrt mit Freelancer gearbeitet oder die Kunden erwarten andere Reports. Die Digitalisierung der letzten Jahre hat diese Dynamik noch einmal erheblich beschleunigt. Zum Beispiel, wenn Kunden die Anbindung an ihre eigene Systeme erwarten.

Hinweis: Bevor Sie einen aufwändigen Auswahlprozess starten, weil Ihre Mitarbeiter/innen die Software meiden oder nicht mit ihr umgehen können oder wollen, kann ein erster Schritt sein, die Nutzungsqualität der Software in der Agentur zu ermitteln. Ein Beitrag hier im Blog thematisiert die gegenteilige These: never change a running system

Neuer Baustein „Nutzungsqualität von Agentursoftware sichern“

Wechsel-Zeiten

Wann ist es aber an der Zeit, sich nach Alternativen umzusehen und das System zu wechseln? Im Folgenden stellen wir fünf Anzeichen vor, an denen Sie erkennen können, dass es Zeit wird, sich von der bestehenden Software zu verabschieden.

Gründe für die Ablösung

Gründe für die Ablösung einer Unternehmens-Software ergeben sich aus „harten“ und „weichen“ Kennzeichen. Zu den weichen Faktoren gehören die Merkmale, die das gesamte Thema Nutzungsgrad und Nutzungsqualität der Software durch Ihre Mitarbeiter/innen hinterfragen. Die hard-facts liegen im Bereich der Systemarchitektur und objektiver Fehlfunktion.

Die Agentursoftware und Ihre Mitarbeiter/innen verstehen sich nicht

Das tatsächlich wichtigste Indiz dafür, dass Sie die Software wechseln sollten, ist, wenn die Agentursoftware nicht mehr den Anforderungen und Ansprüchen der Anwender/innen entspricht.

• Wenn Ihr Team immer mehr Zeit aufwenden muss, um das existierende System bedienen zu können.
• Wenn die Nutzungsqualität fortlaufend gesunken ist.
• Wenn neue Mitarbeitende nur zögernd eingewiesen werden oder überhaupt im System arbeiten (können) und damit ihre eigentlichen Aufgaben und Zuständigkeiten verspätet umsetzen.
• Wenn nach Updates neue Funktionen nicht auf Anhieb gefunden werden und die Software als immer komplexer wahrgenommen wird.

Kurzum, wird das System als umständlich und kompliziert empfunden und mag niemand mit ihr so recht arbeiten, leiden die Motivation und letzten Endes die Produktivität – auch, weil immer mehr Workarounds die Eingaben im System ersetzen. Was wiederum zu völlig falschen Annahmen und Erkenntnissen führen kann, was eine große Gefahr für Projektmanagement und Controlling darstellt.

Die Agentursoftware bremst im Alltag

Höchste Zeit, das System genauer unter die Lupe zu nehmen wird es: Wenn es länger dauert, ein Projekt in der Agentursoftware anzulegen, als es umzusetzen. Wenn die Angebotserstellung so aufwändiger ist, dass doch wieder schnell Excel und Word herangezogen werden. Wenn die Ressourcenplanung so umständlich ist, dass der Überblick über die Mitarbeiter/innen völlig verloren geht.

Ein veraltetes Systeme zwingt die Anwender/innen aktuelle Standard-Prozesse umständlich darzustellen und zu bearbeiten. Auch hier werden die fehlende Funktionalität nicht nur mit selbst-gebastelten Individuallösungen überspielt sondern es werden sogar Abläufe wahlweise wieder analog über den Papierweg ausgeführt oder jedes Team setzt ein anderes Tool dafür ein. Der dabei entstehende Datenwildwuchs erhöhen die Fehlerquote und bremsen das Projektmanagement. Und auch dies gefährdet eine der wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen, die Produktivität der Agentur.

Die Agentursoftware deckt nicht alle Anforderungen ab

Vermutlich geht es Ihnen wie vielen: Sie haben sich zuletzt bei der – häufig als aufwändig und umständlich erlebten –Umstellung auf eine digitale Verwaltung zuletzt mit dem Thema Unternehmenssoftware beschäftigt. Doch gerade, wenn dies schon eine geraume Zeit her ist, hat sich die Agentur seitdem weiterentwickelt.

Zum Beginn der Umstellung passte die neue Agentursoftware noch optimal zu den Prozessen, die zu diesem Zeitpunkt im System abgebildet werden sollten. Doch zwischenzeitlich gibt es neue Kunden, neue Mitarbeitende, neue Teamstrukturen, neue Erkenntnisse über Führung und Zusammenarbeit.

So kann aus der ursprünglich gut funktionierenden Anwendung über die Jahre schnell ein System werden, das nicht mehr das leistet für was es eigentlich gebraucht wurde. Und schleichend werden immer mehr zusätzliche Schritte oder weitere Programme eingesetzt, um die Kernaufgaben zu bewältigen. Hier ist eine Überprüfung ratsam, denn sonst kann das veraltete System jeden Tag mehr Geld fordern um am Laufen gehalten zu werden.

Die Agentursoftware bindet nicht alle Geschäftsbereiche ein

Die meisten klassischen Agentursoftware-Systeme wurden entwickelt, um die Anforderungen eines Unternehmens an Business-Software branchenspezifisch für Werbeagenturen abzubilden. Agenturen verkaufen keine Schrauben, sondern Arbeitszeit um zeitlich oder inhaltlich abgegrenzte Aufgaben, was den Projektbezug in den Fokus stellte. Auch die Verwaltung und Weiterberechnung von Mediarechnungen mit allen möglichen und üblichen Zu- und Abschlägen in der Software waren zentral. „Damals“ war es üblich, dass Agenturen für die Kunden Mediakosten mit den Verlagen verhandelten und nicht selten in große Vorleistungen gingen.

Hier hat sich einiges verändert und manche obige Funktionen kann verzichtet werden, während zunehmend andere Funktionalitäten bereitgestellt werden müssen. Ressourcenplanung und Personalverwaltung, CRM und Eventverwaltung, agiles Projektmanagement und Pull-Funktionen sind aktuelle Anforderungen.

Und auch, wenn die Software einen üppigen Prozess- und Funktionsumfang mitbringt, setzen innerhalb einer Agentur verschiedene Fachbereiche spezifischen Lösungen ein – und sei es in der Buchhaltung. Werden für einzelne Bereiche spezielle Software-Lösungen und Apps eingesetzt kommt ggf. die Notwendigkeit eines automatisierten und kontinuierlichen Datenaustausches zwischen den einzelnen Systemen und der Anbindung an die führende Agentursoftware hinzu. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern und deren eigenen Anwendungen spielt eine immer größere Rolle. Sind die Daten aus den Systemen für die jeweiligen Prozesse wichtig, müssen sie also irgendwie aus der Agentursoftware oder in das System gelangen. Beispiel hierfür ist eine – möglichst bidirektional fungierende – DATEV-Schnittstelle. Hier kommt es sehr darauf an, wie leicht und vollständig die Integration bzw. die Anbindung von Dritt-Lösungen möglich ist und wie reibungslos der Datenaustausch klappt.

Einen Wechsel sollten Sie also in jedem Fall ins Auge fassen, wenn die bestehende Agentursoftware viele als notwendig erachtete Bereiche nicht abdeckt oder seine Aufgabe als das zentrale Instrument in der Agentur nicht (mehr) erfüllt.

Die Agentursoftware ist nicht mehr modern genug und neuen Anforderungen nicht gewachsen

Gerade in der heutigen Zeit sind die Anforderungen an Mobilität und Zugriff auf aktuelle Daten ein entscheidender Erfolgsfaktor wozu auch die responsive Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten gehört. Im Zeitalter der vernetzten Gesellschaft spielen digitale Kommunikation und der digitale Austausch eine große Rolle. Unternehmenssoftware müssen digitale Workflows (z.B. papierlose Übergabe von Fremdrechnungen) abbilden können und gesetzliche Anforderungen an Archivierungspflichten sowie Datenschutz und Datensicherheit erfüllen.

Auch veraltete Technologie kann ein Wechselgrund sein. Vor allem dann, wenn Ihre Software nicht mehr weiterentwickelt wird oder wichtige technologische Entwicklungen nicht implementiert wurden. Steigende Datenmengen in Kombination mit alter Technologie reduzieren die Performanz eines bestehenden Systems.

Bei Ihren Überlegungen, ob Sie bei einem System bleiben oder den Wechsel vorantreiben, sollten daher Investitionssicherheit und Vertrauen eine wichtige Rolle spielen.

Fazit

Eine Agentur braucht wie jedes andere Unternehmen ein gesundes Herz mit genügend Reserven um zukunftsfähig bleiben zu können. Wer zu lange an veralteten Systemen festhält, sieht sich am Ende unter Umständen mit steigenden Kosten und sinkender Motivation bei den Mitarbeiter/innen konfrontiert. Hingegen kann eine neue Agentursoftware einen Schub nach vorne darstellen, bei den Teams einen markanten Wendepunkt für einen Change markieren und auch einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen.

Egal ob Sie nun Ihr bestehendes System optimieren wollen oder einen Wechsel in Erwägung ziehen: Eine gute Agentursoftware sollte von der Abbildung der zur Agentur passenden Workflows über Kommunikation und Zusammenarbeit bis zum Agenturmanagement und Controlling Lösungen bieten. Wer aus Bequemlichkeit nichts ändert wird vom Leben – und vom Wettbewerb überholt. Werden Sie deshalb rechtzeitig aktiv! Bringen Sie Ihr Agentursoftware-System auf den aktuellen Stand oder evaluieren Sie mit unserer Checkliste die besten Alternativen für Ihr Unternehmen.

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Beitragsbild © Heike Mews, Image Technology by Joseph Mucira from Pixabay