Agenturorganisation: Prozesse, Struktur, Kommunikation – Bestandsaufnahme, Zielbestimmung und kontinuierliche Verbesserungen

Vielen Herausforderungen, denen Agenturen Heute gegenüberstehen, kann durch die eindeutige Definition von Prozessen, die Schaffung oder Überarbeitung von Strukturen und die Gestaltung verbindlicher Workflows sowie optimaler Kommunikation – intern wie auch gegenüber Kunden und Partnern – begegnet werden.

Auch das Ziel der Implementierung einer Unternehmenssoftware ist prädestiniert, den Workflow der Agentur genau zu untersuchen. Die Analyse von Prozessen, Abläufen, Schnittstellen und Übergaben stellt auch eine wesentliche Grundlage für die Einführung einer Agentursoftware dar: Bevor Workflows in die EDV-gestützten Abläufe übernommen werden, sollten sie untersucht und überprüft werden: wie können Technologiestrategien am besten in die Unternehmensstrategie gebunden werden? Auf diese Frage müssen Agenturen in Zeiten von Technoligisierung und Digiatlisierung eine plausible Antwort finden.

Organisationsberatung – mehr Effizienz und Ertrag durch eine optimierte Unternehmens­organisation

Wirtschaftlicher Erfolg setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Neben der Geschäftsidee, dem Know-how und der Innovationskraft von Agenturen sind der Organisationsaufbau und die Organisationsprozesse zentrale Faktoren für die Ertragskraft des Unternehmens. Gerade bei erfolgreich gewachsenen Organisationen ist es wichtig die Aufbauorganisation und die Arbeitsabläufe immer wieder unter die Lupe zu nehmen.

Hierfür ist eine Bestandsaufnahme nötig: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin?
Welche Aufgaben bereiten am meisten „Bauchschmerzen“ und welche Prozesse bedürfen einer Neubetrachtung? Was sind die Schwachstellen, Nöte und Zeitfresser? Wo entstehen ständig Missverständnisse, warum sind so häufig Nachkalkulationen nötig und wieso warten Mitarbeiter/innen lange auf Input? Wie können Briefings verbessert werden und wie die Zusammenarbeit optimiert?

Umsetzung

Leitungs- und Mitarbeitenden-Befragung

Der erste Schritt ist der BasisCheck© (Analyse-Tool), der durch die schriftliche Befragung den Beteiligten die Möglichkeit bietet, sich in Ruhe und mit einer gewissen Distanz der Aufgabenstellung zu nähern, eigene Problemstellungen zu hinterfragen und für den Workshop vorzubereiten. Die Befragung (in Versionen für Agenturleitung, Führungs-/Leitungskräfte und Mitarbeiter/innen) beschäftigt sich mit den Arbeitsweisen der Beteiligten und ermittelt den Belegfluss. Sie dient der grundsätzlichen Ermittlung von Abläufen, Strukturen, Funktionsbereichen, aber auch von erlebten Problemen und ersten Verbesserungsideen und -wünschen.

Workshop(s) „Agenturstruktur und Arbeitsweise“

Im Workshop werden – die Ergebnisse aus den Befragungen zugrunde gelegt – die Kernprozesse der Agentur, die Prinzipien der Zusammenarbeit und der Kommunikation, Arbeitsabläufe und Strukturen auf den Prüfstand gestellt und ggf. neu definiert und geordnet. Auf diese Weise kann die Agentur einen weiteren Schritt in der Entwicklung ihrer Organisation gehen.

Mögliche Inhalte (Klärung nach Auswertung der Befragung und einem Online- Meeting, in dem die Zielrichtung genauer bestimmt wird):

• Stärken-/Schwächenanalyse
• Überarbeitung der Kernprozesse in Bezug auf Schnittstellen, Doppelarbeiten, unnötige Prozesse 
Darstellen der Arbeitsschritte und Überprüfung, Einbeziehung IT-Strategie 
Entwicklung eines verbesserten (administrativen) Workflow
• Kommunikation: Aufgaben und Zuständigkeiten, Schnittstellen. Effizienz-Prinzipien. Strukturen der Zusammenarbeit. Hol- und Bringschuld. Delegation und Zeitmanagement. Lessons Learned.
• Externe Kommunikation: Briefings, Statusberichte und Kunden-Factbooks. Reviews.
• Einbeziehung Umfeld (Kundensicht, Agenturmitarbeitersicht, Lieferantensicht). Kommunikationsfluss
• Einbeziehung agiler und leaner Methoden

Realisierung

Aus langjähriger Beratungs- und eigener Erfahrung weiß ich, wie schwierig sich das Zusammenspiel zwischen Unternehmensentwicklung, Kundenwünschen und Tagesaufträgen gestalten kann. Speziell bei wachsenden Agenturen stellt sich dabei die Frage nach der Zeit. Zeit die Sie sich nehmen können, um nicht nur in Ihrem Unternehmen, sondern auch an Ihrer Agentur zu arbeiten.

Deshalb biete ich Tages-Workshops, aber auch einen Mix aus Online- und vor-Ort-Präsenz wie auch Abend-Gespräche mit umrissenen Inhalten an. Besonderen Wert lege ich dabei auf die direkte Umsetzbarkeit der Vorschläge.