Nachgefragt bei Heike Mews – Agenturberatung hm43:
Warum kann eine Agentursoftware nicht wie jede andere Software – z. B. ein Grafikprogramm – ausgewählt werden?
„Eine Agentursoftware muss immer möglichst optimal auf die individuellen Abläufe und Prozesse der Agentur zugeschnitten sein. Ein Grafikprogramm kann man sich von einem Agentur-Kollegen empfehlen lassen, bei einer Agentursoftware geht das – meines Erachtens – schon nicht mehr. Auch wenn häufig mit «es kochen alle nur mit Wasser» argumentiert wird, ist doch jede Agentur ein bisschen anders: Entstehungsgeschichte, Stand der Organisationsentwicklung und der Standardisierung, Mitarbeiter- und Kundenstruktur, Branchenfokus etc. Agenturen haben unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse und da ist es mit dem gut gemeinten Rat des Geschäftsführungskollegen – in der Regel – nicht getan.“
Warum muss ich mir vor der Einführung einer Agentursoftware immer auch erst meine Prozesse anschauen?
„Wesentlich ist es hier zu verstehen, dass die Einführung einer Unternehmenssoftware Auswirkungen auf alle administrativen Prozesse des Unternehmens hat. Unternehmensprozesse und IT sind eng miteinander verknüpft. EDV ist mittlerweile ein eigener wertschöpfender Faktor, so dass es bei Optimierungsprozessen verstärkt um die Einbeziehung von EDV geht und bei IT-strategischen Ansätzen umgekehrt immer auch die Prozesse betrachtet werden müssen, die digitalisiert werden sollen. Deshalb muss vor der Auswahl eine umfassende Analyse erfolgen, damit die Entscheidung für eine Lösung Hand und Fuß hat und alle relevanten rechtlichen, technischen, arbeitsökonomischen und finanziellen Aspekte Berücksichtigung finden.“
Auf welcher Basis wird die Entscheidung für eine Softwarelösung getroffen?
„Letztendlich geht es darum, wie die Agentur geführt und wie dort gearbeitet wird. Wenn z. B. viele freie Mitarbeiter oder Minijobber beschäftigt werden und eine mindestlohnkonforme Zeiterfassung erforderlich ist, benötige ich eine andere Software als eine Agentur, die anders aufgebaut ist. Entscheidend sind bei der Auswahl also immer die Anforderungen und Wünsche der Agentur UND die speziellen Erfordernisse, die sich aus den Agenturprozessen und -abläufen ergeben. Von daher gibt es bei mir keine 08/15-Standardempfehlung. Ich prüfe immer wieder neu, welche Software für welche Agentur am Besten geeignet ist. Selbstverständlich mache ich die Kriterien für meine Empfehlung im Auswahlprozess transparent.“
Welche Hürden gilt es bei der Einführung einer Agentursoftware zu überwinden?
„Bei der Einführung einer so komplexen Lösung wie einer Agentursoftware gilt es, einige Stolpersteine zu vermeiden. Wichtig ist zu allererst, dass die Softwareauswahl und -einführung als das gesehen und betrachtet wird, was es tatsächlich ist: ein Projekt! Nur wenn es einen Projektverantwortlichen gibt, der sich des Themas annimmt und das Projekt vorantreibt, Ziele, Budget, Zeitplan und Projektteam eindeutig definiert sind, kann die Einführung einer Agentursoftware erfolgreich und nachhaltig sein. Dies wiederum funktioniert nur, wenn die eigenen Prozesse und Abläufe klar sind. Ohne den Ist-Zustand genau zu kennen, kann ich auch keine passenden Ziele formulieren oder einen realistischen Zeitplan ausarbeiten. Im schlimmsten Fall verschlingt der Einführungsprozess unnötig viel Zeit und Geld und wirkt sich nachtteilig auf die Mitarbeiterakzeptanz aus, mit der ein solches Projekt schließlich steht oder fällt.“
Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern?
„Um meinen Kunden die für sie beste Lösung zu bieten und entsprechend zu beraten, ist für mich ein umfassender und aktueller Marktüberblick – den ich natürlich auch in meinem »Agentursoftware-Guide« biete – unabdingbar. Daher gehört die fortwährende und regelmäßige Produktrecherche zu meinen wichtigsten Aufgaben. Um immer auf dem neuesten Stand zu sein, pflege ich auch gute Kontakte zu den Anbietern und freue mich natürlich, wenn diese mich kontaktieren, um mich auf dem neuesten Stand zu halten. Ich besuche sie an ihren Standorten, nehme teils an deren Kundentagungen teil und bleibe so auf dem Laufenden hinsichtlich Produktentwicklung oder Veränderungen bei den Software-Häusern. Allerdings immer unter der Prämisse, dass meine Unabhängigkeit gewahrt bleibt. Ich erhalte keine Provisionen von den Anbietern und auch deren Engagement im Agentursoftware-Guide hat nachweislich keinen Einfluss auf meine Empfehlungen.“
Es ist mir wichtig, die Anbieter von Zeit zu Zeit zu besuchen, über Entwicklungen zu sprechen, mich auszutauschen. Leider vergesse ich in der Regel, dies auch fotografisch zu dokumentieren… Hier auf den Bildern sind von links nach rechts zu sehen: Herr Schmiechen und Herr Schymitzek von PROAD, Herr Hagenau, Herr Stoll und Herr Stock von HQ Labs, Herr Weiß von Conaktivity.