12.10.2013 Nachlese zum AIKA-Kompakt

Das „AIKA-Kompakt“ Format bezeichnet eine Seminarreihe, die ein bis zwei Mal im Jahr für Agenturen interessante Themen in konzentrierter Form aufbereitet. Hierzu werden Referenten eingeladen, die den teilnehmenden Agenturen – die nicht Mitglied der AIKA sein müssen –  Inhalte vermitteln. Dem Thema in diesem Jahr – Agenturprozesse – widmeten sich Achim Litschko von der Agenturberatung „CoEffizienz“, Heike Mews von der „Agenturberatung hm43“ sowie Jörg Hinden und Thomas Dierberger von der Agentursoftware TROI.

Immerhin ca. 20 Agenturen waren vertreten, die sich zu Agenturprozessen und entsprechenden Tools informieren lassen wollten und den Referenten interessiert zuhörten. Leider war die Zeit für drei Referate und die Präsentation von Software-Tools sehr knapp bemessen, so dass gerade der zweite Teil zu kurz gekommen ist. So konnten Jörg Hinden und Thomas Dierberger ihre Agentursoftware TROI nur in groben Zügen darstellen und die Vorstellung von Tools durch Heike Mews wurde zu einer etwas hektischen Angelegenheit.

In ihren Referaten waren sich Achim Litschko und Heike Mews einig, dass Agenturen insgesamt wesentlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und für die  Weiterentwicklung der Agentur und der Mitarbeiter/innen gewinnen, wenn sie die wesentlichen Prozesse im Agenturablauf kennen, standardisieren und steuern. Beide unterstrichen die immense Bedeutung einer permanenten Auseinandersetzung mit den agentureigenen Prozessen und ihrer aktiven Gestaltung.

In seinem Vortrag entwickelte  Achim Litschko anhand seines „Markt-Organisations-Modells“ Umsetzungsstrategien, die Agenturen Schritt für Schritt in die Lage versetzen, sich ein „Bild vom eigenen Haus“ zu machen. Als Kernelemente in diesem Entwicklungsprozess bezeichnete er vier „P´s“: Positionierung, Personal, Profit und Prozesse. Agenturen müssten viel mehr sprechen: Übereinander und miteinander, von Agentur zu Agentur und natürlich intern. „Setzen Sie sich zusammen und sprechen Sie: über Kreation, über Finanzen und über Wissen.“

Auch für Heike Mews liegen die wesentlichen Aufgaben der Agenturen klar auf der Hand, wenn es darum geht, die Herausforderungen der Agenturen in der Zukunft zu meistern. Demzufolge gehört zu einem kontinuierlichen Entwicklungskonzept das wiederholte kritische Hinterfragen der wesentlichen Perspektiven, welche „W´s“ die Agentur kennzeichnen: wer (Mitarbeiter/innen) für wen (Kunden) wie (Prozesse) womit (Finanzen) und was (Produkte) bzw. wohin (Entwicklung).

Zu den wesentlichen Dimensionen in diesem Konzept zählt Heike Mews die Kunden-, die Prozess- und die Mitarbeiter-Dimension. Hinzu kommt die Finanz-Dimension, aber auch die IT-Dimension, die sowohl strategische als auch operative Prozesse beeinflusst. Genau hier liegen auch die Optimierungsziele der Agentur in Veränderungsprozessen.

„Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Schaffung einheitlicher Regeln und Abläufe – von der Verwendung vordefinierter Kalkulationsgrundlagen bis zur Checkliste für z.B. „Webprojekte“ – die Aufgabenumsetzung vereinfacht und die Zusammenarbeit erleichtert. Die häufig vorherrschende Angst der Inhaber, ein ungutes Klima durch die Einführung von Regeln zu schaffen oder durch zu viel „Gängelei“ kreatives Denken auszubremsen, ist unbegründet. Und dies wird zu einem großen Teil auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Agenturen so gesehen.“

Um diese Thesen zu belegen hatte Mews im Vorfeld 77 BasisChecks und 15 Mitarbeiterbefragungen statistisch ausgewertet.

Im Praxis-Teil der Veranstaltung stellten zunächst Jörg Hinden und Thomas Dierberger ihre Agentursoftware TROI vor und veranschaulichten die praktische Umsetzung der Theorie in eine kompakte Software-Strategie. Heike Mews stellte im Anschluss Agentursoftware-Produkte vor, die unterschiedliche Ansätze zur Ressourcenplanung verfolgen, sowie andere Tools zur softwaretechnischen-Umsetzung der Prozesse CRM, Kollaboration, Dokumenten-Management, Jobabwicklung und Projekt-Management sowie Faktura und Controlling.

Der Vortrag von Heike Mews „Mit einer starken Organisation in eine kreative Zukunft – Prozesse optimal gestalten, Tools richtig einsetzen“ steht auf www.hm43.de zum Download bereit.