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Die fünf wichtigsten Aspekte einer Cloud- oder OnPremise-Installation
Ohne Daten, ohne Software kann Heute kein Unternehmen, keine Agentur mehr arbeiten. Kontakte wollen verwaltet, Projekte gemanagt, die Buchhaltung sicher abgewickelt werden. Oftmals wird zur Umsetzung dieser Geschäftsprozesse eine Agentursoftware als integriertes System eingesetzt, was den Vorteil hat, in einem System alle Daten gemeinsam pflegen zu können.
Eine wesentliche Frage, die sich während der Auswahl einer Unternehmenssoftware stellt, ist die nach dem Speicherort der Daten und wie auf diese zugegriffen werden kann – also die Frage nach Cloud oder eigener Server. Was sich in manchen Diskussionen nahezu wie ein Glaubenskrieg anfühlt, bedarf jedenfalls einer gründlichen Prüfung. Bei der Entscheidung für eine der beiden Optionen gilt es einige Aspekte zu beachten:
Cloudlösung versus OnPremise
Noch vor wenigen Jahren gab es keine Alternative dazu, sich mit Administration und IT-Infrastruktur zu beschäftigen und sich entsprechendes Equipment und KnowHow anzueignen. Inzwischen bieten viele Dienstleister an, diese Arbeit abzunehmen: Sie stellen von der Datenhaltung bis zum direkten Zugriff auf die Software alles in der Cloud zur Verfügung. Hier liegen die Daten sicher und frei verfügbar an einem zentralen Ort, die Technik ist stets auf dem aktuellsten Stand, Services werden kostengünstig zur Verfügung gestellt – so die Argumente. Und auch, dass sich die Agentur danach zurücklehnen kann, um nichts mehr kümmern und keine Mitarbeiter qualifizieren und verfügbar halten muss.
Fragt sich, ob diese Argumente die entscheidenden oder nicht andere Perspektiven gewichtiger sind.
Die fünf Aspekte, die betrachtet werden müssen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, sind:
- Kosten von Einführung und Nutzung
- Datensicherheit und Datenhoheit
- Software-Entwicklung
- Datenzugriff
- IT Know-How und Administration
Aspekt 1: Kosten von Einführung und Nutzung
OnPremise: Die Software wird gekauft, auf dem Server installiert und dann über mehrere Jahre damit gearbeitet. Der Vorteil liegt hier auf der Hand: Sind Sie im Besitz der Software, kann sie unbegrenzt eingesetzt werden. Es entstehen zunächst „nur“ einmalige Kosten. Um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, ist es allerdings angebracht, mit dem Hersteller einen Pflegevertrag abzuschließen, der Wartung und Software-Weiterentwickung beinhaltet – und so ebenfalls laufende Kosten verursacht.
Cloud: Das Cloud-Lösungen innewohnende Abo-Modell erzeugt regelmäßige Kosten, die zunächst relativ niedrig erscheinen – manche Anbieter bieten sogar eingeschränkte kostenfreie Basisversionen an. Im Preis in der Regel enthalten ist die regelmäßige Aktualisierung. Die Updates laufen im Hintergrund und werden ohne Ihr Zutun umgesetzt.
Beachten: Cloud Computing ermöglicht den flexiblen und kosteneffizienten Einsatz von Ressourcen genau dann, wenn sie benötigt werden – so ein unstrittiges Argument. Je nachdem, wie die Agentur gerade aufgestellt ist und entlang der Möglichkeiten der Software-Lösung können Module und Lizenzen ergänzt oder abgestellt werden. Diese Option bieten jedoch immer häufiger auch gekaufte Lösungen. Hier muss also genauer hingesehen werden: Die aktuelle Umfrage zur Einrichtung der Vergleichs-Funktion im Agentursoftware-Guide ergab für das Up- und Downgrade von Lizenzen sowie Modulzukauf oder -rückgabe ein differenziertes Bild, das nicht davon abhängt, ob es sich um eine Cloud-Lösung handelt oder nicht.
Berücksichtigen: Bei der Bewertung der Kosten muss die Agenturgröße und die benötigte Anzahl der Arbeitsplätze resp. Lizenzen berücksichtigt werden. So günstig manches Cloud-Produkt auf den ersten Blick erscheint, kann es auf lange Sicht und mit entsprechender Anzahl an Nutzer/innen ordentlich ins Geld gehen. Kostet die Software beispielsweise pro Monat und Nutzer/in 20,– EUR und beschäftigen Sie 20 Mitarbeiter/innen, dann haben Sie in fünf Jahren (dem Abschreibungszeitraum für betriebliche Unternehmenssoftware) 24.000,– EUR ausgegeben! Wobei manches Mal noch Kosten für das Hosting hinzukommen sowie – je nachdem, wie viel mit der Software gearbeitet wird und welche Speicherplatzmengen anfallen – zusätzliche Kosten für mehr Speicherplatz. Umgekehrt sind bei Kauflösungen zusätzliche Kosten für Server und Peripheriegeräte (z.B. Backup-Systeme) hinzuzurechnen, wenn dieses Equipment nicht im Haus ist.
Tipp: Wer hm43 mit der Beratung zur Software-Auswahl betraut, erhält eine Kostentabelle, die beide Einsatz-Varianten kostenseitig gegenüberstellt und miteinander vergleicht.
Aspekt 2: Datensicherheit und Datenhoheit
OnPremise: Wenn man den zahlreichen Studien zum Thema glauben mag, ist dies das Hauptargument deutscher Unternehmen für eine OnPremise-Lösung: Alle Daten bleiben beim Eigner. Während Cloud-Lösungen die Übertragung von Informationen an einen entfernten Server in einem Rechenzentrum voraussetzen, werden bei On-Premises-Software alle Daten behalten – außer es wird ein Cloud-Speicher eingesetzt. Als Nutzer/in von Lösungen vor Ort behält die Firma die volle Kontrolle und entscheidet immer (wieder) selbst, wie mit der Software umgegangen wird. Diese Eigenverantwortung birgt jedoch gleichzeitig auch die Pflicht, selbst für die Sicherheit der Daten zu sorgen. Und das bedeutet nicht nur, über geeignete Backup-System die dauerhafte Verfügbarkeit zu gewährleisten. Es impliziert auch, Server und Software vor unrechtmäßigem Zugriff und Ausfällen durch physische Angriffe zu schützen. Die Agentur ist für die Wartung der Lösung und aller damit verbundenen Prozesse verantwortlich.
Cloud: Eines der wesentlichsten Argumente, mit denen Anbieter von Cloud-Lösungen aufwarten, ist genau diese Sicherheit der Daten gewährleisten zu können. Nicht nur die Hardware wird von Fachpersonal gewartet, auch die Software ist immer auf dem neuesten Stand. In einer Cloud-Computing-Umgebung hostet der Hersteller die Software in einem Rechenzentrum und bietet Nutzern einen Zugang dazu. Allerdings ist es auch so, dass sich die Daten (und Verschlüsselungsschlüssel) bei Ihrem Drittanbieter befinden. Wenn also das Unerwartete eintritt und Ausfallzeiten auftreten, können Sie möglicherweise nicht auf diese Daten zugreifen.
Beachten: Werden – insbesondere sensible – Daten einer Unternehmenssoftware in die Cloud ausgelagert, sollte der Anbieter europäische Standards einhalten. Günstig ist eine Zertifizierung nach ISO 2700. Achten Sie auf entsprechende Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung und das Verarbeitungsverzeichnis. Wer sich für Cloud-Software entscheidet, muss sowohl Vertrauen in den Anbieter setzen als auch die Kontrolle an diesen abgeben – was unter Umständen problematisch werden kann: Beschließt Ihr Anbieter, das Angebot – ggf. gezwungenermaßen – einzustellen, kann dieser Ausfall drastische Folgen haben.
Berücksichtigen: Selbst, wenn vieles durch eine Cloud-Umgebung gewährleistet ist, wofür in der Agentur sonst entsprechende Ressourcen bereitgehalten werden müssen, stellt sich die Frage, ob es in der Agentur nicht trotzdem Jemanden braucht, der oder die sich mit Datensicherheit- und -schutz-Konzepten beschäftigt. Auch damit, wie die Agentur Daten strukturiert und wer wann darauf zugreifen darf und soll, muss sich intern auseinandergesetzt werden. Und: In beiden Fällen gilt die unbedingte Einhaltung der EU-DSGVO!
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Beitragsbild Image by Wynn Pointaux from Pixabay Grafiken © Heike Mews