Investitionen und Wissen schützen
Eine Unternehmens- oder Agentursoftware ist das Herzstück Ihres Unternehmens. Sie unterstützt in der täglichen Arbeit und hilft, administrative Prozesse in Ihrer Agentur zu optimieren. Agentursoftware erfüllt von der Verwaltung bis zum Controlling verschiedene Aufgaben der Bereitstellung und Weiterverarbeitung von Informationen. Dadurch werden – wenn alles gut läuft – Arbeitsabläufe erleichtert und (teils) automatisiert, was zu Zeit- und Kostenersparnis führt.
Diese Aufgabe als Wissens- und Datenpool kann jedoch nur gelingen, wenn die Software mit den richtigen Daten „gefüttert“ wird: aktuell, komplett, gesamt. Denn: Sie verlassen sich auf die Zahlen und Informationen. Sie bilden die Grundlage Ihrer Entscheidungen. Was, wenn sie nicht stimmen?
Sie nutzen bereits eine Business Software?
- Sie haben möglicherweise viel Geld ausgegeben und viel Aufwand betrieben, um die Software (einst) einzuführen.
- Sie haben jetzt das Gefühl, die Software wird nicht richtig genutzt und die Mitarbeiter/innen arbeiten parallel mit eigenen Excel-Listen?
- Es wird viel gemurrt über die Software, weil sie dies oder jenes nicht könne und überhaupt eigentlich gar nicht passe oder richtig funktioniere?
Interessanterweise ist es so, dass der Grund für die Suche nach einer neuen Agentursoftware oft nicht in den tatsächlichen Fähigkeiten und Möglichkeiten der „alten“ Software selbst begründet liegt, sondern im Nutzungsgrad der Software in der Agentur. Wie gut und kompetent, wie intensiv und stringent wird die Software in Ihrer Agentur eingesetzt? Oder kennen Sie dies:
- Wissen (z.B. an neue Mitarbeiter) wird unter Kollegen nur wie „stille Post“ weitergegeben.
- Das, was nicht funktioniert, wird nicht thematisiert, sondern außerhalb der Software gelöst.
- Abläufe und Arbeitsweisen werden nicht allgemein in Frage gestellt, sondern über individuelle Abläufe und Tools umgesetzt.
Mit dem Baustein „Nutzungsqualität Agentursoftware sichern“ sorgen Sie für Investitionssicherheit und beugen einer Entwicklung zur „Software-Leiche“ und damit einem Investitionsgrab vor.
Bausteininhalte
Zu klärende Fragen
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- Deckt die Software alles ab, was zur Umsetzung des täglichen Workflows benötigt wird?
- Welche Funktionen würden Sie sich zusätzlich wünschen? Oder besser: Welche Bereiche Ihrer täglichen Arbeit werden nicht abgedeckt?
- Wissen Sie, wie zufrieden oder unzufrieden Ihre Mitarbeiter/innen die Software nutzen? Oder wie viele Workarounds oder neuerliche Insellösungen zwischenzeitlich geschaffen wurden, weil die Software das, was benötigt wird, (scheinbar oder tatsächlich) nicht hergibt?
- Kann die Software mehr als Sie – oder Ihre Mitarbeiter/innen – denken? Stichwort „stille Post“: Wie viele Mitarbeiter/innen aus der Einführungszeit sind noch dabei? Wie viele neue dazu gekommen? Wie wurden diese Mitarbeiter/innen qualifiziert?
- Welche Entwicklung hat Ihr Unternehmen in der Zwischenzeit gemacht? Hat sich die Software angepasst? Konnte sie das überhaupt?
- Wie ist Ihr Austausch mit dem Anbieter? Welche Version der Software setzen Sie ein? Welche benötigten Funktionen bietet die Software eventuell inzwischen?
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Workshop Ziele
Ermittlung der Ziele, Anforderungen, Nutzungstiefe. Prüfung der Software-Qualität und der Zusammenarbeit mit dem Anbieter. Maßnahmenplanung entlang eines PDCA-Zyklus. Das Ziel ist, Unzufriedenheit(en) zu begegnen und die Nutzungsqualität auf einem hohen Niveau zu sichern.
Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt über eine spezielle Befragung, Workshop(s), Maßnahmenplanung für eine verbesserte Nutzung und eine kontinuierliche Prüfung des Nutzungsgrads, ggf. unter Einbeziehung des Software-Anbieters.
Näheres klärt ein detailiertes Angebot, das Ihnen gern nach einer ersten Besprechung der Anforderungen erstellt wird. Wurde die Software ehemals unter Einbeziehung von hm43 ausgewählt und eingeführt, werden die Unterlagen aus der Zeit einbegezogen; es erfolgt eine Rabattierung um 25%.
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